Arviointi

Hankkeen toteuttajat arvioivat hanketta päätöspalaverissa 19.11. Alla on eritelty keskustelussa esiinnousseita näkökantoja.

Suunnittelu

Sitran osallistuvan budjetoinnin kokeilun äänestystuloksen ja kirjaston tekemän käynnistyspäätöksen myötä keskustakirjasto-organisaatio joutui aikatauluttamaan syksyn uudelleen. Konkreettinen yhteistyö pääsi käynnistymään vasta elo-syyskuun vaihteessa keskustakirjasto-organisaation työntekijöiden vapauduttua työajan sitoneen IFLA-konferenssin järjestelyistä.

Tämä aiheutti aikataulupaineita ja intensiivisen työskentelyvaiheen syys-lokakuulle. Kunnallisen työskentelykulttuurin kannalta toimivampi vaihtoehto olisi, että jatkossa vastaavat hankkeet olisivat tiedossa jo hyvissä ajoin etukäteen. Resursointi pitäisi suunnitella mielellään jo edeltävänä vuonna. Lisäksi osallistuvalla budjetoinnilla on budjettivallan kautta vaikutuksia tulevaan toimintaan, joka voi vaikuttaa tulevaan resurssitarpeeseen. Näin on erityisesti silloin, kun käynnistetään toimintaa, joka vaikuttaa organisaation sisäisiin henkilöstötarpeisiin.

Työpajametodi ja päätössääntö

Hankkeessa luotiin oma budjetoinnin päätössääntö, eli normisto, joka määrittelee rajat päätöksentekomenetelmälle. Avanto teki pohjaesityksen päätössäännöksi, ja sitä tarkennettiin yhdessä arvioimalla. Osassa kohdista tosin ei ole ”yksiä oikeita totuuksia”, vaan ne vaativat hankkeen omistajan valintaa. Esimerkkejä tällaisista ovat äänestys- ja ääntenlaskutapa, suljettu tai avoin äänestys, osallistujien ikäraja, rajoitus kotikunnan mukaan ja verkko-osallistumisen vaikutusmahdollisuudet -nyt päätössäännön mukaan verkossa saattoi vain käydä keskustelua ennakkoon, ja kaikki varsinaiset päätökset tehtiin työpajoissa. Budjettiehdotusten hinnat vakioitiin, eikä osallistujien tehtävänannossa pyydetty ottamaan kantaa niihin tai annettu mahdollisuutta muuttaa hintoja. Hinnat herättivät työpajoissa keskustelua ja kritiikkiä, mutta vakiointi oli tarpeen, kun haluttiin järjestää kolme vertailukelpoista työpajaa ja äänestystilannetta. Jos hintoihin olisi voinut vaikuttaa, ei äänestystuloksista oltaisi saatu vertailukelpoisia.

Valittu työpajametodi painotti osallistujien keskinäistä vuorovaikutusta, ideointia ja keskustelua. Kaikki pilottiaihioihin kohdistuvat kehitysehdotukset pyydettiin dokumentoimaan paperille, ja palautetta saatiin runsaasti. Jälleen kuitenkin päätössääntö saneli, vertailtavuuden ja samankaltaisuuden vuoksi, että työpajoissa äänestettiin alkuperäisen kaltaisista ehdotuksista -vaikka osa ryhmästä teki selkeitä muutosehdotuksia joihinkin pilottiaihioihin. Äänestystuloksella saatiin näin mitattua kaikkien osallistujien suosituimmuusjärjestys pilottiaihioille, ja laadullinen palaute pääsee vaikuttamaan toimeenpanovaiheessa. Tällä vältyttiin myös siltä, että äänestyksessä vaihtoehtoina olisi liian pieniä eroavaisuuksia, jos kaksi eri pienryhmää olisi kehitelleet samasta aihiosta vain hieman toisistaan poikkeavat ehdotukset.


Vaikuttavuusarviointi
Raimo Muurinen

Keskustakirjaston hanke tehtiin pienillä resursseilla, mutta se saavutti hyvän näkyvyyden mediassa. Aiheesta keskusteltiin muutamissa radion ajankohtaisohjelmissa ja uusi menetelmä on saavuttanut enimmäkseen vain myönteisen vastaanoton. Valtakunnallista ykkösuutisaihetta osallistuvasta budjetoinnista ei vielä tullut, mutta ainakin pääkaupunkiseudulla käsite on alkanut tulla tutuksi yhteiskunnallisesta vaikuttamisesta kiinnostuneiden keskuudessa.

Uuden demokratian vauhdittamisen näkökulmasta Sitran panostuksen voidaan katsoa tuottaneen vähintään tyydyttävän tuloksen. Helsingin kaupunginkirjaston lisäksi Avanto insight toteutti Demolalle, Tampeereella toimivalle opiskelijoiden ja yritysten innovaatioympäristölle osallistuvan budjetoinnin päivän, jossa opiskelijat suunnittelivat uutta tarvelähtöistä koulutusta. Helsingin nuorisoasiainkeskus on suunnitellut osallistuvan budjetoinnin käyttämistä, ja vaikka suunnitelma on jatkoa Demokratiaryhmän selvitykselle syksyltä 2011, ei keskustakirjaston hankkeen kokemukset varmastikaan ole haitaksi suunnittelussa.

Avannon kannalta osallistuvassa budjetoinnissa on avautumassa uusi liiketoiminta-alue. Erityisesti teknologiaratkaisujen tarjoaminen voi tuoda kasvua, kun ilmiö laajenee selvästi nykymittakaavaa suuremmaksi.

Entä lopuksi, onko osallistuva budjetointi demokraattisempi tai kustannustehokkaampi tapa tehdä päätöksiä kuin perinteinen virkamiesvalmistelu? Yhden tarkastelukerran perusteella ei voi vielä tehdä pitkälle meneviä johtopäätöksiä, mutta joitakin huomioita voi eritellä.

Kustannustehokkuus ei välttämättä ole uusia toimintamalleja luotaessa paras mittari, vaikka se voi olla ohjeellinen tavoite. Nyt työaikaa käytettiin verrattain paljon päätösten mittakaavaan nähden. Malli on kuitenkin melko suoraviivaisesti monistuskelpoinen, joten toistettaessa merkittävä osa suunnittelutyöstä nopeutuisi, ja toisaalta myös budjetoitavaa rahamäärää voisi kasvattaa tai työpajoja järjestää useampia paljon suuremmassakin mittakaavassa. Tällöin panos-tuotossuhdetta voisi suunnitella tarpeiden ja tavoitteiden mukaisesti.

Malli ei ole kuitenkaan skaalattavissa loputtomiin, ja jo useampien satojen osallistujien kanssa verkon ja sosiaalisen median mittakaavaetuja pitäisi hyödyntää selvästi keskeisempänä osana viestintää ja päätöksentekoa. Verkossa tarjolla joukkoäly olisi mahdollista kanavoida päätöksentekoon sopivalla teknologia-alustalla, ja tällöin jälleen päätöksentekoon saatava kiinnostus, paneutuminen, asukkaiden oma kokemuksellinen tieto ja arvot tulisivat hyödynnetyksi samalla tavalla kuin ryhmätöissä, mutta paljon suuremmassa mittakaavassa. Verkossa tapahtuvan osallistuvan budjetoinnin mallien luominen ja kokeileminen tarkoittaisi kuitenkin luonnollisesti taas uusia aloituskustannuksia, mutta edellytykset hyötyjen saavuttamiselle ovat olemassa.

Uusien osallistumistapojen riski on Paul-Erik Korvelan ajankohtaisen kirjoituksen mukaan siinä, että hallinto valitsee ketä osallistetaan ja mihin asioihin voi vaikuttaa. Kirjaston tiedotteissa hankkeen jälkeen nostettiin samansuuntaisesti esiin parin eri osallistujan huoli siitä, että tämänkaltainen osallistumismahdollisuus voi olla houkuttava koulutetuille ja kyvykkäille, mutta haastava toisille. Hankkeemme pyrki välttämään nämä sudenkuopat juuri varhaisella avoimuudella. Tietoa ei pimitetty, vaan jo suunnitelmien varhaiset versiot olivat verkossa alttiina kritiikille ja vaihtoehtoisille näkemyksille. Palautetta ei tosin saatu paljoakaan, mutta periaatteelinen mahdollisuus vaikuttaa oli koko ajan oikeasti olemassa. Samoin päätöksenteon vaihtoehtoja ei tuottanut hallinto, vaan ne joukkoistettiin UnelMoi! -kyselyssä. Vuorovaikutussuunnitteluun erikoistunut virkamies eritteli aineistoista löytyvät ideat ja ryhmitteli ne teemoittain. Näin päätöksentekovaihtoehdotkin tulivat virkamiesfasilitoinnin läpikäynnin jälkeen suoraan yleisöltä. Läpinäkyvyyttä korostettiin kirjoittamalla auki budjetointivaihtoehtoihin niiden taustalla olevat yksittäiset unelmat. Työpajoissa virkamiehet antoivat työskentelyrauhan osallistujille, eivätkä puuttuneet keskusteluun muuta kuin pyydettäessä. Osallistuvan budjetoinnin alkulähteitä koskevassa tutkimuksessa on korostettu kansalaisten ja virkamiesten yhteistoiminnan merkitystä onnistumisen edellytyksenä. Nyt yhteistyö toimi hyvin, osin toki positiivisen uutudesta johtuvan innostuksen myötävaikutuksesta.


Lessons learned

1. Kustannukset vs. budjetoitava summa
Budjetoitavan summan on oltava riittävän suuri että osallistuvaa budjetointia kannattaa käyttää. Syynä tähän on että prosessin läpivientiin tarvitaan kohtuullisen suuri määrä niin henkilö- kuin muita resursseja. Kaikki resurssit mukaanlukien virkamiesten työ maksaa.

2. Mahdollisimman laajan osallistujajoukon saavuttaminen
Työpajat ovat hyvä keino saada aikaan keskustelua ja aktivoida osallistujia. Ideointiin ja budjetoitavien kohteiden määrittelyyn työpajatyöskentely on hyvä tapa. Työpajatyöskentely sopii pienten osallistujamäärien (kymmenistä muutamiin satoihin) työskentelytavaksi, mutta suurten henkilömäärien hallintaan ja osallistumiseen tarvitaan sähköisiä työkaluja.

3. Sähköiset työkalut
Tehokkain nykyaikainen tapa osallistaa isoja joukkoja on hyödyntää erilaisia sähköisiä työkaluja verkossa. Maailmalla on olemassa jo suuri määrä erilaisia verkkotyökaluja näihin tarpeisiin, mutta nämäkin ratkaisevat vain tiettyjä osia koko prosessista. Uusien sähköisten työkalujen tulisi mahdollistaa laaja osallistuminen, mutta samalla pitäisi pystyä säilyttämään keskustelun fokus ja laatu. Sähköiset työkalut itsessään eivät ratkaise ongelmia vaan niitä pitää myös osata käyttää oikein. On hyvä ottaa myös huomioon että suuri osa kansalaisista, kuten esim. vanhukset eivät laajasti käytä sähköisiä työkaluja.

4. Tärkeintä ovat asiakkaat ja palvelu
Jo osallistuvan budjetoinnin suunnittelun alkumetreiltä läpi koko prosessin on tärkeää pitää mielessä loppuasiakkaiden todelliset tarpeet. Kaiken lähtökohta pitää olla loppuasiakkaiden palvelujen parantaminen ja vaikutusmahdollisuuksien lisääminen eikä hankkeen läpivienti hankkeen läpiviennin ilosta.

5. Osallistaminen vs. osallistumismahdollisuus
Jos tarve ja tavoite tarjota osallistumismahdollisuuksia on puhtaasti lähtöisin hallinnosta, on osallistamisen mahdollisuus olemassa. Tällä tarkoitetaan sitä, että halu osallistua ei ole lähtöisin kansalaisista, ja sen vuoksi motivaatio ja innostus voivat jäädä rajallisiksi. Suunnittelussa pitää itsekriittisesti arvioida ja tarkistaa, että tarjotaan aitoja vaikuttamismahdollisuuksia, mutta ei päätetä kansalaisten puolesta.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Voit käyttää näitä HTML-tageja ja attribuutteja: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Current month ye@r day *