Yleissuunnitelma

Tämä asiakirja esittelee suunnitelman syksyllä 2012 toteutettavasta Helsingin tulevan keskustakirjaston osallistuvan budjetoinnin hankkeesta pääpiirteiden tasolla. Tämä yleissuunnitelma toimii ensisijaisesti pohjaesityksenä toteutussuunnitelmaa varten. Yksityiskohtainen suunnittelu ajoittuu syyskuulle 2012. Kaupuginkirjastolla on lopullinen päätösvalta toteutuksesta.

1. Suunnittelun lähtökohdat

Tausta

Idea kirjaston osallistuvan budjetoinnin hankkeeseen syntyi Sitran Uusi demokratia -foorumilla ja tarkemmin ottaen Uusi demokratia -päivänä kaupunginkirjaston Roberto Corsinin ehdotuksesta. Hanketta vetävä Emobit Oy osallistui Sitran Uusi demokratia -ohjelman hankevauhditusrahoituksen hakuun kirjaston ja Avanto insight Oy:n kanssa tehtävää osallistuvan budjetoinnin hankketta varten. Sitran hankevauhditusrahasta päätettiin myös osallistuvan budjetoinnin keinoin. Uusi demokratia -foorumin jäsenet, Sitran omat edustajat ja rahoitusta hakevien hankkeiden edustajat äänestivät rahoituksen jakamisesta ja kirjaston osallistuvan budjetoinnin hanke valittiin rahoitusta saavien hankkeiden joukkoon.

Hankkeesta on tehty hankehakemuksen pohjalta hankesopimus, jonka allekirjoittajina ovat kirjastotoimen johtaja sekä Avannon ja Emobitin toimitusjohtajat. Touko- ja kesäkuussa kaupunginkirjaston Heini Oikkonen on toiminut hankkeen yhteyshenkilönä hankekumppanien suuntaan. Yhteydenpidon tuloksena on syntynyt hankkeen konseptimäärittely, josta on tuotettu erillinen dokumentti.

Tämä suunnitelma pohjautuu seuraaviin aiemmin tuotettuihin materiaaleihin

Hankkeen projektinhallintatyökaluna käytetään Cenno app -saas-palvelua. Emobit Oy toimii palvelun pääkäyttäjänä ja vastaa käyttäjätunnuksista. Hankkeen sisäinen suunnittelu ja keskustelu tapahtuu palvelun sisällä.

Aikataulu

aikataulu

2. Budjetointiprosessi

Budjetoinnin prosessilla on selkeät vaiheet sekä määrätty alku ja loppu. Prosessi on kuvattu vaiheittain seuraavassa.

  1. Aloitus -tiedot avoimiksi ja julkisuuteen
  2. Valmistelun avaus (vanhat ehdotukset julki)
  3. Valmistelutilaisuudet (montako? keskusta, eri sivukirjastot?)
  4. Keskusteluaika
  5. Päätöksentekotilaisuus Tehdään päätössäännön (konsensus?) mukainen
  6. Päätös
  7. Toimeenpano
  8. Seuranta

1. Aloitus

Hankkeen toteutussuunnitelman valmistuttua ja yksityiskohtien, kuten päätössäännön ja aikataulun ratkaisemisen jälkeen hanke julkistetaan yleisön tietoon.

Aloitusta varten järjestetään sekä erillinen tiedotustilaisuus että hanke julkaistaan verkossa Kirjaston omissa kanavissa.

2. Valmistelun avaus

Valmistelufoorumeina toimivat verkko ja työpajat. Valmistelu avataan verkossa: valmistelusta vastaava henkilö avaa keskustelun. Mahdolliset pohjaehdotukset julkaistaan. Verkkovalmistelu alkaa ennen työpajoja. Valmistelun avauksessa kerrotaan, että verkko- ja lähiosallistumista pyritään kytkemään toisiinsa keskustelun raportoinnilla, mutta varsinainen päätöksenteko tapahtuu vain työpajoissa.

3. Valmistelutilaisuudet eli työpajat

Lokakuun aikana järjestetään 2-3 työpajaa. Paikkoina voisivat toimia Kirjasto10, Pasilan pääkirjasto ja yksi sivukirjasto. Työpajat ovat kaikille avoimia. Tilaisuuksien kesto asettuu 2-4 tuntiin. Osallistujamäärätavoite on vähintään noin 20 henkeä tapahtumaa kohden. Yläraja alkaa tulla vastaan 40 hengen jälkeen, kun ryhmäkoko kasvaa niin suureksi, että välittömän vuorovaikutuksen edellytykset alkavat heikentyä. Työpajojen ajankohdat täytyy valita niin, että ne eivät rajaa mitään ryhmiä pois. Tämän vuoksi osa ryhmistä voisi sijoittua aamu- ja osa myöhempään iltapäivään tai alkuiltaan.

Yksittäisen valmistelutilaisuuden alussa tutustutaan kirjaston ja hankekumppaneiden edustajien johdolla

    • keskustakirjastohankkeeseen
    • osallistuvan budjetoinnin prosessiin ja päätössääntöön
      kirjaston aiempiin toteutuneisiin menoihin
    • (mahdollisiin) budjetoinnin pohjaehdotuksiin

Osuuden keston suhteen on hyvä peilata osallistujien tahtotilaa. Pohjatietojen yksityiskohtien selvittämiseen käytettävää aikaa kannattaa hienosäätää suhteessa yleisön valmistautuneisuuteen.

Varsinainen osuus on keskustelu ja ryhmätyöskentely budjetointiehdotuksien laatimiseksi. Tämä vaihe perustuu osallistujien oma-aloitteisuuteen, vapaaehtoisuuteen ja kiinnostukseen. Tarkempi päätössääntö ja valmistelumenetelmä suunnitellaan toteutussuunnitteluvaiheessa. Perusperiaate on kuitenkin, että osallistujat jakaantuvat pienryhmiin oman kiinnostuksen mukaan jalostamaan eri ideoita budjettiesityksiksi. Työskentelyn lopuksi on tuotettu se joukko budjetointiesityksiä, joista seuraavalla kierroksella päätetään. Budjettiehdotukset voivat olla muodoltaan tietokoneella tehtyjä tai fyysisiä paperille tai pahville tehtyjä julisteita, kollaaseja tai dokumentteja. Tilaisuuden alussa sekä verkossa jo etukäteen osallistujille kerrotaan budjetoinnin reunaehdot ja ohjeet, jotka kirjasto on päättänyt toteutussuunnitelmaa laadittaessa. Näiden ohjeiden avulla osallistujat osaavat tehdä muotoseikkojen ja sisällöllisten reunaehtojen osalta hyväksyttäviä budjettiesityksiä.

4. Keskusteluaika

Työpajan jälkeen alkaa keskusteluaika ennen päätöksentekotilaisuutta. Budjettiesitykset päivitetään verkkoon. Keskustelu käydään pääasiassa keskustakirjaston sosiaalisen median sivulla. Vaiheen lopussa keskustelu vedetään yhteen päätöksentekotilaisuutta varten.

5. Päätöksentekotilaisuus

Varsinainen päätös tehdään tilaisuuden aikana. Sitä edeltävä keskustelu voi vaikuttaa johonkin osa-alueisiin varsinaisen päätössäännön mukaisesti, mutta sillä ei ole ratkaisevaa asemaa. Tilaisuuden alussa kerrataan osallistujien laatimat budjettiesitykset ja päätössääntö. Esitykset käsitellään toteutussuunnitelman mukaisesti. Päätöksentekotapoja voivat olla konsensuspäätös tai erilaiset äänestysmallit. Yksinkertaisimmillaan päätös voidaan tehdä suoraviivaisena enemmistöpäätöksenä tai demokraattista kattavuutta voidaan tavoitella siirtoäänimallilla. Ehdotukset voidaan käsitellä yksi kerrallaan tai niistä voidaan tehdä erilaisia kilpailevia listoja.

6. Päätös

Päätöksentekoa varten täytyy olla nimettynä henkilö valvojan ja tuomarin rooliin. Tämä toimii ratkaisijana mahdollisissa epäselvissä tilanteissa. Päätöksen muodostamisen jälkeen päätös julistetaan ääneen ja kirjataan ylös. Sitä seuraa päätöksen julkistaminen verkkoon. Osallistujien ja budjettiehdotusten oikeusturvan kannalta tulee päättää mahdollisesta valitusmenettelystä.

7. Toimeenpano

Budjetointipäätös välitetään kirjaston edustajien kautta kirjaston asianomaisille henkilöille toimeenpantavaksi. Toimeenpano tapahtuu kirjaston oman toiminnan mukaisesti.

8. Seuranta

Osallistuvan budjetoinnin luonteen mukaisesti on hyvä, että kirjasto korostaa markkinoinissaan hankkeen tuotosten edistymistä. Esimerkiksi verkkoon voidaan päivittää uutisia sitä mukaa, kun osallistuvan budjetoinnin päätöksinä tehtyjä hankintoja on tehty.

3. Visualisoitu avoin talousdata

Helsingin kaupunki avasi vuosien 2009 ja 2010 tilinpäätöstietonsa koneluettavana datana verkkoon joulukuussa 2012. Aineisto sijaitsee Helsinki Region Infosharen verkkopalvelussa.

Tilinpäätöksestä löytyy vuositasolla 7000 riviä, joka tarkoittaa kaupunginkirjaston osalta tarkoittaa tiliryhmiä ja niitä seuraavaa tilitasoa. Esimerkkitaulukoissa näkyy ylätaso ja “Palvelujen ostot” -tili.

Tiliryhma 3 nimi Summa (€) %
Palkat ja palkkiot 16,504,500 40.69%
Palvelujen ostot 8,108,830 19.99%
Vuokrakulut 5,763,840 14.21%
Henkilösivukulut 5,677,055 13.99%
Aineet tarvikkeet ja tavarat 4,007,274 9.88%
Poistot ja arvonalentumiset 3,950,072 9.74%
Muut toimintakulut 70,079 0.17%
Avustukset 13,000 0.03%
Vuokratuotot -23,564 -0.06%
Myyntituotot -343,822 -0.85%
Maksutuotot -508,212 -1.25%
Muut toimintatuotot -1,080,398 -2.66%
Tuet ja avustukset -1,573,606 -3.88%

 

Tilin nimi Summa (€) %
Kuljetusvälineiden kunnossapit 2,523,614 31.12%
Käännöspalvelut 1,894,911 23.37%
Siivouspalvelut 774,248 9.55%
Atk-käyttö- ja ohjelm ylläpito 587,738 7.25%
Korvaus oman auton käytöstä 545,004 6.72%
Asiantuntijapalvelut 524,893 6.47%
Työvoiman vuokrauspalvelut 404,053 4.98%
Painatukset 324,238 4.00%
Atk-ohjelmistojen kehittäminen 194,148 2.39%
Muut toim- pankki- ja asiantu 147,005 1.81%
Rahti- ja kuljetuspalvelut 145,037 1.79%
Postimaksut 141,972 1.75%
Henkilöstöruokailu 103,998 1.28%
Henkilöstön työterveyshuolto 100,175 1.24%
Ravitsemuspalvelut 83,290 1.03%

 

Osallistuvan budjetoinnin ajatukseen kuuluu deliberatiivinen demokratia. Päätösten pitäisi perustua harkintaan, keskusteluun ja oikeaan tietoon. Tämän vuoksi osallistujille pyritään tarjoamaan relevanttia tieto päätöksenteon tueksi. Tässä tapauksessa relevantti tieto tarkoittaa kirjaston palvelujen ostot ja aineet, tarvikkeet ja tavarat -tileille kirjattuja hankintoja. Ehdotamme, että nämä tilit avataan yksityiskohtaisen kirjanpidon eli kuittitasolla julkisiksi. Julkisuuslain mukaisesti nämä ovat julkista tietoa, poislukien liikesalaisuudet. Aineiston aikajänne voisi olla esimerkiksi edelliset kolme vuotta. Kirjaston tulisi tehdä tietopoiminta taloushallinnon tietojärjestelmästä sellaisessa teknisessä muodossa, joka voidaan tarkemmin määritellä hankekumppaneiden kesken. Yleispätevä lähtökohta on niin sanottu csv-muoto (eli pilkulla erotetut arvot). Aineisto voidaan viedä sekä Helsinki Region Infosharen datakatalogiin että siitä tehdään Openspending-alustalle visualisointi. Helsingin tilinpäätösaineistosta on tehty visualisointi koko kaupungin aineistosta. Kirjaston visualisointiin pääsee tästä . Visualisoinnit tulevat nähtäväksi sekä julkisesti verkkoon että ne erikseen linkitetään hankkeen verkkko- ja sosiaalisen median markkinointiin. Lisäksi visualisaatiot tulevat esille työpajoihin. Rahamäärien avaaminen ja niiden suhteellisten suuruuksien hahmottaminen toimii parhaillaan kansalaisia voimaannuttavina ja vastuuttavina tekijöinä. Talousdatan visualisointien valmistuminen on hankesuunnitelmassa ajoitettu elokuun lopulle, ja työhön tulisi varata noin kuukausi työaikaa.

Keskustakirjaston kehittämisen osallistuva budjetointi -suunnitelma alkuperäisenä pdf-tiedostona.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Voit käyttää näitä HTML-tageja ja attribuutteja: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Current month ye@r day *